Mit Vorsorgevollmacht und Testament richtig abgesichert

Notfallvorsorge für Unternehmerinnen und Unternehmer

Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmerinnen und Unternehmer sowie Selbständige bzw. freiberuflich Tätige oft nur unzureichend auf einen Notfall vorbereitet sind. Eine plötzliche Krankheit der Unternehmerin oder des Unternehmers kann die Fortführung der betrieblichen Abläufe erschweren oder gar unmöglich machen. Und auch der Risikofall des Versterbens hat in der Regel erhebliche Auswirkungen auf den Fortbestand des Unternehmens, auf die Mitarbeitenden und vor allem aber auch auf die Familie.

Gerade dann stehen oft schwierige Entscheidungen an. Unterschiedliche Interessen treffen aufeinander. Einer guten Vorbereitung des möglichen Risikofalls fällt daher eine hohe Bedeutung zu. Besonders dringend ist die Notfallplanung, wenn das Unternehmen bei Ausfall des Inhabenden führungslos ist. Mitgesellschafter und weitere Geschäftsführer können Ausfälle dagegen überbrücken.

Sei es in der Familie oder im Unternehmen selbst, Menschen, denen man vertraut und auf deren Unterstützung man sich verlassen kann, benötigen zeitnah Informationen und dann auch Vollmachten, um entsprechend handeln zu können.

Notfall im Unternehmen: Wann besteht Handlungsbedarf?

Es gibt eine Vielzahl von Fragen, die man sich im Hinblick auf den Risikofall stellen kann. Hier eine kleine Auswahl. Wenn Sie eine der Fragen mit Nein beantworten müssen, besteht Handlungsbedarf.

• Haben Sie eine auf das Unternehmen abgestimmte Vertretungsregelung erstellt?
• Sind notwendige betriebliche Vollmachten vorhanden?
• Haben die handelnden Personen Zugriff auf notwendige Informationen?
• Ist ausreichend Vorsorge für die Familie getroffen?
• Ist die private Erbregelung mit der geplanten Unternehmensnachfolge abgestimmt?
• Ist ausreichend Liquidität im Risikofall oder im Erbfall vorhanden?

Der Notfallordner – Sicherheit für Unternehmen

Ein Notfallordner für das Unternehmen ist eine wichtige und sinnvolle Möglichkeit für den Risikofall vorzusorgen. Er beinhaltet in der Regel Möglichkeiten der Bevollmächtigung sowie eine Aufstellung zu Maßnahmen der Unternehmensfortführung. Ebenfalls wichtig ist eine Übersicht über die wesentlichen Ansprechpartner.

Wichtig ist eine jährliche Überarbeitung der Daten, um den Notfallordner so immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Der Aufbewahrungsort sollte bekannt sein, auch wenn der sofortige Zugriff nicht für jeden möglich sein sollte. Manipulationen können so vermieden werden. Wenn der Notfallordner in einem Safe oder in einem Schließfach aufbewahrt wird, muss der Zugriff gegeben sein. Eventuell können die Unterlagen auch bei einer neutralen Vertrauensperson hinterlegt werden, wie dem Rechtsbeistand oder dem Steuerberater.

Vollmachten für Unternehmer

Es können sowohl Familienangehörige als auch familienfremde Personen bevollmächtigt werden. Wichtig ist, dass die innerbetrieblichen Abläufe möglichst bekannt sind und der Bevollmächtigte auch tatsächlich sinnvoll handeln kann. Eine Verteilung der Vollmachten auf mehrere Personen stellt einen zusätzlichen Kontrollmechanismus dar.

Der Unternehmer benötigt dabei nicht nur eine allgemeine Vorsorgevollmacht, sondern auch eine spezifische Vorsorge für das Unternehmen. Hierzu zählen auch die Handlungsvollmacht, Prokura sowie Stimmrechtsvollmachten. Handlungsanweisungen sind sinnvoll, da über diese eine Tätigkeitsrahmen definiert werden kann. Aber auch im privaten Bereich sind Vollmachten wichtig, um die Handlungsfähigkeit innerhalb der Familie zu erhalten.

Mögliche Regelungen für die Unternehmensnachfolge

Die rechtzeitige Regelung der Unternehmensnachfolge, nicht nur im Notfall, stellt ein verantwortungsvolles Handeln des Unternehmers dar. Hier ist es sinnvoll, mit dem betroffenen Personen rechtzeitig in das Gespräch zu gehen. Unterschiedliche Möglichkeiten stehen hier zur Wahl.

• Familieninterne Nachfolge, Übergabe an die Nachfolgegeneration
• Management-Buy-Out, Verkauf an interne Interessenten
• Management-Buy-In, Verkauf an unternehmensfremde Personen
• Unternehmensverkauf, Verkauf an einen strategischen Investor

Ausführliche Informationen und Checklisten zum Thema Unternehmensnachfolge finden Sie in diesem Beitrag: Unternehmensnachfolge – was ist zu beachten? – DONNER & REUSCHEL (donner-reuschel.de)

Betriebsübergabe und gesellschaftsvertragliche Nachfolgeklauseln

Im Normalfall enthalten Gesellschaftsverträge bereits Regelungen zur Nachfolge als Gesellschafter. Probleme können entstehen, wenn eine Gesellschaft im Erbfall aufgelöst, ein Gesellschaftsanteil abgefunden oder Sonderbetriebsvermögen entnommen wird. Das birgt neben hohen Liquiditätsabflüssen die Gefahr einer Aufdeckung stiller Reserven, was hohe Einkommensteuerzahlungen auslösen kann.

Deshalb sind Nachfolgeklauseln sorgfältig zu prüfen und mit dem Testament, dem Erbvertrag oder der gesetzlichen Erbfolge abzustimmen. Es gibt unterschiedliche Formen der gesellschaftsvertraglichen Nachfolgeklausel.

• Einziehungsklausel, Gesellschaftsanteile werden im Erbfall eingezogen
• Abtretungsklausel, Gesellschaftsanteile gehen im Erbfall auf bestimmte Personen über
• Fortsetzungsklausel, verbleibende Gesellschafter führen das Unternehmen fort
• Einfache Nachfolgeklausel, Fortführung mit den Erben
• Qualifizierte Nachfolgeklausel, Fortführung mit bestimmten Erben

Grundsätzlich kann jeder Gesellschafter frei über seine Gesellschaftsanteile verfügen, wenn der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht. Der erbrechtliche Grundsatz hat jedoch dort Grenzen, wo das Schutzbedürfnis der Mitgesellschafter vor einem beliebigen Eindringen fremder Gesellschafter überwiegt. Das Bedürfnis, das Testament mit dem Gesellschaftsvertrag abzustimmen, erwächst daraus, dass bei einem möglichen Widerspruch in den Verfügungen der Gesellschaftsvertrag Vorrang vor der testamentarischen Regelung hat.

Zahlreiche Gesellschaftsverträge enthalten außerdem eine sogenannten Güterstandsklausel, die den Gesellschafter dazu verpflichtet, bei Eheschließung einen Ehevertrag abzuschließen. Die Güterstandsklausel geht dabei oft mit der gesellschaftsvertraglichen Verpflichtung einher, mit dem Ehepartner einen beschränkten Pflichtteilsverzichtsvertrag abzuschließen. Mit der Güterstands- und der Pflichtteilsklausel soll verhindert werden, dass der Ehegatte eines Gesellschafters hohe Zugewinnausgleichs- oder Pflichtteilsforderungen geltend macht, die zur Veräußerung von Unternehmensbeteiligungen führen und somit das Unternehmen gefährden. Auch hier muss ein besonderes Augenmerk auf die Abstimmung mit dem Gesellschaftsvertrag gelegt werden. Eine qualifizierte Rechtsberatung ist unabdingbar!

Liquiditätsrisiken unbedingt berücksichtigen

Achten Sie im Rahmen der Notfallplanung auf eine gesicherte Liquiditätsplanung für das Unternehmen und die Familie. Gerade das Unternehmertestament soll nicht nur den Vermögensübergang regeln, sondern den Nachfolgenden auch vor Liquiditätsbelastungen schützen, die für das Unternehmen existenzgefährdend sind. Auch in diesem Zusammenhang sind mögliche Pflichtteilsforderungen zu nennen, wenn das Unternehmen auf nur einen von mehreren pflichtteilsberechtigten Abkömmlingen übergehen soll. Auch Vermächtnisse, die der Versorgung weichender Erben dienen, dürfen nicht dazu führen, dass die Existenz des Unternehmens bzw. des Unternehmers gefährdet wird.

Welche Informationen sind im Notfall wichtig?

Hier nochmal eine kurze Zusammenfassung, welche Informationen in eine hilfreiche Aufstellung für den Notfall gehören.

• Kontakte im Notfall, Steuerberater, Rechtsberater, Notar, Bankmitarbeiter
• Aufführung einzubeziehender Gremien und Personen, sowie Bevollmächtigter
• Aufführung der Verantwortlichen für die betrieblichen Abläufe
• Aufstellung von Verfügungen im Erbfall, Testament
• Verträge und Urkunden, Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Handelsregisterauszüge, Mietverträge, Jahresabschlüsse usw.
• Betriebliche Daten, zum Beispiel zu Lieferanten, den Finanzen und der Geschäftsausstattung
• Schlüssel, Passwortverzeichnis

Fazit: So sichern sich Unternehmerinnen und Unternehmer sinnvoll ab

Die Absicherung im Notfall ist wichtig, da die Unternehmerin bzw. der Unternehmer eine hohe Verantwortung für das Unternehmen, und hier vor allem für die mit ihm verbundenen Menschen hat. Dies betrifft die betrieblichen Mitarbeitenden aber auch die Unternehmerfamilie selbst. Sinnvoll ist es, möglichst frühzeitig die Weichen zu stellen. Dies betrifft die Handlungsfähigkeit im vorübergehenden Risikofall einer Krankheit, sowie bei der geplanten Unternehmensnachfolge zu Lebzeiten. Auch der unvorhergesehenen Risikofall des Versterbens des Unternehmers erfordert Vorsorge. Vor allem Widersprüche zwischen den Regelungen im Gesellschaftsvertrag und der privaten Nachfolgeregelung sind unbedingt zu vermeiden.

Gern unterstützen wir Sie bei der Notfallplanung, stellen gemeinsam mit Ihnen die wichtigsten Informationen zusammen. Auch einen Notfallordner mit Inhaltsverzeichnis und allen wichtigen Unterlagen erhalten Sie als Kundin oder Kunde unseres Bankhauses.

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht! 

Christian Hirschbolz

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Katrin Pätzke

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